受信メッセージとは
受信メッセージは、顧客と1対1でやり取りができる機能です。
顧客から届いたメッセージを確認し、返信や対応状況の管理をおこなえます。
チュートリアル動画
【動画内容とリンク】
STEP1：受信メッセージの基本とメッセージ送信方法
STEP2：受信メッセージ一覧の操作とチャット画面
STEP3：顧客ごとの操作と対応状況の確認
受信メッセージ画面の開き方
受信メッセージの画面の開き方は、以下のとおりです。
①「受信メッセージ」をクリック
② 受信メッセージの画面を表示
メッセージ送信
画面下部から、メッセージの送信が可能です。
メッセージ送信時には、以下の機能を利用できます。
画像をアップロード
画像ファイルを選択して送信できます。
ファイルをアップロード
各種ファイルを選択して送信できます。
アクション設定
チャット画面からアクション設定をおこなうことができます。
アクション設定に関する詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
テンプレートを送信
テンプレートを使用して、メッセージを送信できます。
① テンプレートアイコンを選択
② テンプレートの分類を選択
③ 使用するテンプレートを選択
④ プレビュー内容を確認
⑤「送信する」をクリック
テンプレートの使い方に関する詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
絵文字を送信
絵文字を送信できます。
社内メモを利用
顧客には表示されない、社内共有用のメモを残せます。
未読・既読を変更
未読・既読のステータスを変更できます。
AIアシストを使用してメッセージを作成
AIが、メッセージの作成をサポートします。
入力した文章の調整や、これまでのやり取りに沿った返信案の作成が可能です。
AIアシストには以下の2つの機能があります。
文章を整える
すでに入力されたメッセージをAIが添削し、文章を整えます。
①「AIアシスト」をクリック
②「文章を整える」を選択
③「アシスタント選択」または「スタイル選択」で、文章の生成方法を指定する
∟ アシスタント選択：作成済みのアシスタントを使用して文章を生成する
スタイル選択 ：文章のトーンを選択して生成する
④ 生成された文章を確認し、必要に応じて以下の操作をおこなう
∟ やり直し：文章を再生成する
コピー ：生成された文章をコピーする
挿入 ：生成された文章をメッセージ入力欄に挿入する
置き換え：メッセージ入力欄の文章を、生成された文章に置き換える
返信案を作る
AI添削アシスタントの情報やこれまでのやり取りをもとに、AIが返信案を生成します。
①「AIアシスト」をクリック
②「返信案を作る」を選択
③「アシスタント選択」や「スタイル選択」で生成方法を指定
④「返信案を生成」をクリック
⑤ 生成された返信案を確認
∟ 入力欄に反映：生成された文章をメッセージ入力欄に反映する
送信 ：生成された文章をそのまま送信する
⑥ 別の返信案を生成したい場合は「再生成」をクリック
受信メッセージ一覧
受信メッセージ一覧では、以下の操作が可能です。
絞り込み
受信メッセージ一覧の左上から、表示する受信メッセージを条件で絞り込みます。
①「すべて」をクリック
② 表示したい条件を選択
③「絞り込む」をクリック
設定されているステータスや、担当スタッフで絞り込むことができます。
以下は、ステータスによる絞り込み条件の一例です。
- すべて：すべてのメッセージ、またはスタッフを表示
- 対応中：ステータスが「対応中」のメッセージを表示
- トラブル：ステータスが「トラブル」のメッセージを表示
- 要対応：ステータスが「要対応」のメッセージを表示
- 問い合わせ：ステータスが「問い合わせ」のメッセージを表示
顧客名やキーワードで検索
検索窓では、顧客名やメッセージ内でのキーワードで検索できます。
アクション設定
アクション設定では、選択した顧客に対してタグの追加など、各種操作を実行できます。
① アクションを実行したい顧客のアイコンを選択
②「アクション設定」をクリック
③ アクションの編集・追加
④ 追加したアクション内容を確認
⑤「実行する」をクリック
アクション設定に関する詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
顧客ごとの操作
画面上部から、以下の操作が可能です。
A. 顧客名
顧客詳細ページから、顧客情報の確認や編集をおこなうことができます。
①「顧客名」をクリック
② 顧客情報を確認・編集する
初回に表示される顧客名は、システムにより自動で付与された名称です。
B. ブックマーク
顧客をブックマークし、メッセージを確認しやすいようにします。
① ブックマークボタンをクリック
② 受信メッセージ一覧上部から確認可能
C. やり取り要約
顧客とのこれまでのやり取りを、AIが要約します。
要約のコピーや、社内メモへの保存もできます。
①「やり取り要約」をクリック
② 要約する期間を選択
③「要約する」をクリック
④ 要約内容を確認
⑤ 必要に応じて「再要約」「コピー」または「社内メモに保存」をクリック
D. トークを最新の状態に更新
トークの内容を、最新の状態に更新できます。
E. チャット設定
チャットに関する基本的な設定や、自動クローズ、営業時間、送信者に関する設定が可能です。
チャット設定に関する詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
F. その他の設定
以下の設定が可能です。
- トーク内を検索
- リンクをコピー
- このトークを終了
- メッセージ送信方式
- 送信前のプレビュー確認
G. 顧客情報
顧客情報や対応状況を確認・編集できます。
以下の項目を確認・編集できます。
- スタッフ・ステータスなど対応状況
- 名前やメールアドレスなど顧客情報
- 入力フォーム
- タグ
- ピン留めしたメッセージ
- 社内メモ
- 送受信したメディア
チャット画面
選択した顧客とのチャット履歴を確認・操作できます。
チャット画面では、以下の操作が可能です。
引用返信
顧客のメッセージを引用して、返信します。
① メッセージにカーソルを合わせて返信アイコンをクリック
② 返信内容を入力
③「プレビュー」をクリックし、送信
メッセージリンクをコピー
メッセージにカーソルを合わせてクリップアイコンをクリックすると、該当メッセージのリンクがコピーされます。
ピン留め
メッセージにカーソルを合わせてピンアイコンをクリックすると、該当のメッセージがピン留めされます。
送信したメッセージを削除
自分が送信したメッセージを削除できます。
① 削除したいメッセージにカーソルを合わせてゴミ箱アイコンをクリック
② 「削除する」をクリック
受信メッセージの使い方は以上です。
顧客とのコミュニケーションにぜひご活用ください。
関連記事
関連記事①
アクション設定の使い方
関連記事②
テンプレートの使い方
関連記事③
チャット設定の設定方法
関連記事④
スタッフ管理の使い方